Was eine frühe Anreise über die Zusammenarbeit zwischen Empfang und Etage erzählt. Und warum dieselbe Frage auch dann auftaucht, wenn Sie drei Apartments an verschiedenen Adressen führen.
Die Koffer stehen schon neben der Rezeption. Das jüngste Kind der Familie schläft im Buggy. Sie schauen auf die Uhr. Bis zum vereinbarten Check-in wäre noch eine Stunde Zeit. Wenn die 204 schon fertig ist, würden Sie den vieren das Warten gern ersparen. Also greifen Sie zum Hörer. „Wie schaut’s mit der 204 aus?“
An so einem Vormittag fällt auf, was bei der Wochenplanung leicht untergeht. Im Belegungsplan hat jedes Zimmer eine Nummer. An der Rezeption bekommt diese Nummer ein Gesicht. Auf der Etage wiederum weiß jemand, dass in der 204 bereits die Betten bezogen sind und im Bad noch die Handtücher fehlen. Beides gehört zusammen, bevor Sie der Familie eine Uhrzeit nennen.
Eine Uhrzeit, auf die sich der Empfang verlassen kann
Die Hausdame braucht für ihre Entscheidung vor allem eine Auskunft von vorn. Welche Gäste sind tatsächlich schon da? Vielleicht kommt die Reisegruppe für den zweiten Stock erst am Nachmittag. Dann lässt sich die 204 vorziehen. Stehen oben bereits drei andere Zimmer an erster Stelle, darf die Antwort auch lauten: „Ich melde mich, sobald wir fertig sind.“ Damit kann der Empfang arbeiten. Die Familie bekommt einen Platz für die Koffer und muss nicht alle zehn Minuten nachfragen.
Für die frühe Besprechung passen drei Fragen auf einen Zettel. Welches Zimmer hat heute Vorrang? Bis wann wird es gebraucht? Wer meldet es an der Rezeption fertig? Gerade die letzte Frage lohnt sich. Das frisch bezogene Zimmer hilft dem Gast erst in dem Moment, in dem vorne jemand den Schlüssel ausgeben kann.
Drei Apartments, drei verschiedene Uhren
Wenn Sie mehrere Ferienwohnungen führen, fehlt oft genau dieser gemeinsame Empfang. In einer Wohnung darf ein Gast ausnahmsweise länger bleiben, während die nächsten Gäste für eine andere Wohnung bereits vom Bahnhof schreiben. Ein Eintrag wie „Anreise heute“ lässt offen, welche Tür zuerst aufgehen muss.
Die Lärche ist wieder gebucht, für die Zirbe kommt eine Absage. Im synchronisierten Kalender sieht ZILA alle An- und Abreisetermine Ihrer Apartments. Neue Buchungen, Stornierungen und Terminänderungen fließen so in unsere Planung ein, ohne dass Sie uns jeden Wechsel einzeln melden müssen. Sehen wir auch die Personenzahl, planen wir die Vorbereitung entsprechend.
Kündigt Ihr Gast eine frühere Ankunft an, tragen Sie die neue Uhrzeit einmal in Ihrem Kalender ein. Überträgt Ihr System Uhrzeiten in Echtzeit, sehen wir die Änderung sofort. Erfahren wir, dass Ihr Gast bereits vor der Tür steht, geben wir Ihnen direkt Bescheid. Schlüsselcodes geben Sie separat über den vereinbarten geschützten Kanal weiter.
Was schon vor der Saison besprochen werden kann
Ob Sie ein Hotel oder mehrere Apartments führen: Schauen Sie einmal auf eine gewöhnliche Woche. An welchem Tag braucht Ihr eingespieltes Team regelmäßig Ergänzung? Welche Zimmer möchten Sie an diesem Tag bis zur nächsten Anreise wieder bereit haben? Eine einzelne frühe Anreise verlangt vielleicht nur einen Anruf. Wiederholt sich derselbe Engpass jede Woche, lohnt sich das Gespräch darüber vor der Saison.
Bei ZILA schauen wir zuerst mit Ihnen auf Ihren Wochenplan. Vielleicht brauchen Sie regelmäßig Unterstützung, wenn mehrere Zimmer am selben Tag frei werden. Vielleicht geht es um die Gästewechsel in drei oder fünf Ferienwohnungen. Wir klären mit Ihnen, welche Zimmer oder Wohnungen bis wann bereit sein sollen. Dann prüfen wir die Kapazitäten für Ihre Wunschtage. Stehen die Termine fest, koordiniert ZILA die vereinbarten Einsätze und bündelt die Rückmeldungen für Sie. Für das erste Gespräch genügen Ihr Standort, die wiederkehrenden Tage und ein Beispiel aus Ihrem Haus. Sie erreichen uns unter service@zila.co.at.
Housekeeping für Hotels · Gästewechsel für Apartmentbetriebe